¶ Inventar & Ausleihe – Grundlagen
Jeder Verein besitzt mehr, als er weiß: Trikotsätze, Bälle, Leibchen, den Beamer im Vereinsheim, die Erste-Hilfe-Koffer, drei Schlüssel für den Geräteraum und oft einen Bus. Wer was hat, wann etwas zurückkommt und wann die nächste Prüfung fällig ist, steht heute meistens im Kopf des Gerätewarts. Das Inventar-Modul macht daraus eine Liste, die jeder lesen kann.
Zusatzmodul. „Inventar & Ausleihe" ist ein kostenpflichtiges Add-on (2,90 € + 0,01 € je Mitglied). Acht optionale Zusatzmodule erweitern es – alle kostenlos und einzeln zuschaltbar. Module buchst du im Vereins-Cockpit.
¶ Wo finde ich das
Inventar & Ausleihe → Artikel.
¶ Aufbau der Seite
Die Artikelliste ist der Einstieg: jede Zeile ein Gegenstand mit Inventarnummer, Kategorie, Standort, Bestand und Status. Alles Weitere – Ausleihe, Fahrzeuge, Prüffristen, Inventur – hängt an diesen Artikeln.
¶ Das Modul und seine acht Schalter
Ohne Zusatzmodule ist das Inventar eine reine Bestandsverwaltung: Artikel, Kategorien, Standorte. Jede weitere Funktion ist ein eigener Schalter, den dein Verein einzeln anknipst – ein Musikverein braucht keine Führerscheinkontrolle, ein Fußballverein kein Smart-Lock.
| Zusatzmodul | Was es freischaltet |
|---|---|
| Ausleihe | Gegenstände ausgeben, Erhalt per E-Mail quittieren lassen, Rückgabe erfassen |
| Fahrzeuge | Fahrzeuge mit UVV-Prüfung und Führerscheinkontrolle |
| Prüffristen | Wartungs- und Prüftermine mit Erinnerung |
| Inventur | Bestandszählung mit Soll-Ist-Vergleich |
| QR-Labels | Etiketten drucken und per Scan direkt zum Artikel springen |
| Schadenmeldungen | Schaden und Verlust melden – auch durch Mitglieder aus dem Portal |
| Nachbestellung | Liste aller Artikel unter Mindestbestand |
| Smart-Lock | Zeitbegrenzter Zugang zu einem digitalen Schloss bei der Ausleihe (siehe Ausleihe) |
Ist ein Zusatzmodul aus, verschwindet sein Menüpunkt – und ein direkt aufgerufener Link antwortet mit „kein Zugriff". Es gibt also keine Knöpfe, die ins Leere führen.
¶ Die drei Arten von Artikeln
| Art | Wofür | Bestand |
|---|---|---|
| Einzelstück | Ein zählbares Objekt: Beamer, Minitor, Schlüssel | immer 1, dafür mit Seriennummer |
| Verbrauchsmaterial | Mengen-Artikel: Bälle, Leibchen, Tape, Kühlkompressen | Menge plus Mindestbestand für die Nachbestell-Warnung |
| Set / Bündel | Zusammengehörige Teile: Trikotsatz aus Hemd, Hose, Stutzen | Komponenten mit Größen oder einfacher Menge |
¶ Schritt für Schritt: die ersten 20 Minuten
- Kategorien und Standorte anlegen – erst die Struktur, dann die Gegenstände. Beides ist per Ziehen sortierbar, siehe Einstellungen.
- Artikel erfassen über Artikel anlegen. Die Inventarnummer vergibt ClubCoPilot automatisch; eine selbst eingetippte Nummer hat immer Vorrang.
- Zusatzmodule zuschalten, die dein Verein wirklich braucht – im Vereins-Cockpit unter „Module".
- Gerätewart hinterlegen, damit Schaden- und Nachbestell-Meldungen bei einer Person landen und nicht bei allen.
¶ Gut zu wissen
- Abteilungen: Bei aktivem Mehrsparten-Modul lässt sich das Inventar pro Sparte trennen – dann sieht die Tennisabteilung nicht das Fußball-Material.
- Änderungen sind nachvollziehbar: Jede Änderung an Artikel, Fahrzeug, Prüfung und Inventurlauf landet im Aktivitätsprotokoll und in der Historie am Artikel.
- Abschreibung (AfA) rechnet das Modul nicht. Anschaffungsdatum und -preis sind Stammdaten am Artikel; Restbuchwerte oder eine Verknüpfung zur Wiederbeschaffungsrücklage gibt es nicht.
¶ Berechtigungen
| Aktion | Nötiges Recht | Klartext |
|---|---|---|
| Artikel ansehen | inventar.view |
Inventar-Artikel ansehen. |
| Artikel anlegen | inventar.create |
Inventar-Artikel anlegen. |
| Artikel bearbeiten | inventar.edit |
Inventar-Artikel bearbeiten. |
| Artikel löschen | inventar.delete |
Inventar-Artikel löschen. |
| Einstellungen | inventar.settings.manage |
Inventar-Einstellungen (Ausleiher-Kreis, Scoping, Smart-Locks) verwalten. |