¶ Fristen & Pflichten-Cockpit
Ein Verein jongliert Dutzende Fristen: Bestandsmeldung an den Landessportbund, GEMA-Meldung nach dem Sommerfest, Amtszeitende des Vorstands, Freistellungsbescheid, Prüftermine. Das Pflichten-Cockpit sammelt sie an einem Ort und färbt sie nach Dringlichkeit – grün, gelb, rot – statt dass sie in einer Excel-Liste verstauben.
Modul. „Fristen & Pflichten-Cockpit" ist ein kostenloses Core-Modul, das dein Verein selbst zuschaltet. Ist es aus, siehst du den Menüpunkt nicht. Module schaltest du im Vereins-Cockpit.
¶ Wo finde ich das
Pflichten-Cockpit → Fristen.
¶ Aufbau der Seite
Oben drei Kacheln als Ampel: überfällig (rot), bald fällig (gelb) und im Plan (grün). Darunter die Liste aller offenen Fristen mit Ampel, Bezeichnung, Fälligkeit, Kategorie und Status.
¶ Die Ampel
| Farbe | Bedeutung |
|---|---|
| Rot – Überfällig | Die Frist ist verstrichen. |
| Gelb – Bald fällig | Die Frist rückt in den Erinnerungszeitraum (standardmäßig 30 Tage). |
| Grün – OK | Noch im Plan bzw. bereits erledigt. |
¶ Schritt für Schritt
- Frist aus dem Katalog anlegen: Über Aus Katalog anlegen wählst du eine der typischen Vereinspflichten (Bestandserhebung, GEMA, Verwendungsnachweis, Amtszeitende, Freistellungsbescheid, Führerscheinkontrolle, UVV-Fahrzeugprüfung, Sportmedizin, G26.3). Titel, Kategorie und Wiederholung sind vorbelegt.
- Freie Frist: Über Neue Frist legst du eine beliebige eigene Frist an – mit Fälligkeit, Kategorie, verantwortlicher Person/Rolle und Erinnerungs-Vorlauf.
- Erinnerungen: ClubCoPilot mailt automatisch mehrstufig vor der Fälligkeit (z. B. 30 / 7 / 1 Tage vorher) an die verantwortliche Person – bzw. an alle mit Fristen-Recht, wenn niemand zugeordnet ist.
- Erledigen: Ist die Pflicht erfüllt, klickst du das grüne Häkchen. Wiederkehrende Fristen erzeugen automatisch den nächsten Termin.
¶ Fristen aus anderen Modulen
Das Cockpit füllt sich nicht nur von Hand. Aktive Module liefern ihre Fristen automatisch:
- Amtszeitende aus Mitarbeiter & Funktionen (Vorstandsämter mit Ablaufdatum).
- Führungszeugnis-Wiedervorlagen (5-Jahres-Zyklus) und Schutzkonzept-Review aus dem Kinderschutz.
- Meldeschluss der Bestandsmeldung am 31. Januar, mit Erinnerung 30, 14 und 3 Tage vorher.
Läuft eine solche automatische Frist aus dem Blick (z. B. weil die Funktion endet), wird sie auf entfällt gesetzt statt gelöscht – die Historie bleibt erhalten.
Zwei Pflichten haben bewusst ihren eigenen Ort, weil sie an einem Gegenstand hängen und nicht am Verein: die UVV-Fahrzeugprüfung und die Führerscheinkontrolle stehen bei den Fahrzeugen, Wartungstermine bei den Prüffristen. Beide erinnern eigenständig per E-Mail.
¶ Berechtigungen
| Aktion | Nötiges Recht | Klartext |
|---|---|---|
| Fristen ansehen | fristen.view |
Pflichten-Cockpit ansehen. |
| Frist anlegen | fristen.create |
Fristen anlegen. |
| Frist bearbeiten | fristen.edit |
Fristen bearbeiten. |
| Frist löschen | fristen.delete |
Fristen löschen. |
| Frist erledigen | fristen.complete |
Fristen als erledigt markieren. |