¶ Ausleihe
„Wer hat eigentlich den Beamer?" ist die häufigste Frage in jedem Vereinsheim. Mit der Ausleihe wird aus dem Zuruf ein Vorgang: Der Verein gibt einen Gegenstand aus, der Ausleiher bestätigt den Erhalt per Klick, und wenn die Rückgabefrist verstreicht, erinnert ClubCoPilot von selbst.
Zusatzmodul. „Ausleihe" ist ein kostenloses Zusatzmodul des Add-ons „Inventar & Ausleihe" und muss einmalig zugeschaltet werden. Module schaltest du im Vereins-Cockpit. Ohne dieses Modul ist das Inventar eine reine Bestandsverwaltung.
¶ Wo finde ich das
Inventar & Ausleihe → Ausleihe.
¶ Aufbau der Seite
Eine Zeile je Ausleihe: Artikel, Ausleiher, Menge, Ausgabedatum, Rückgabe bis und Status. Überfällige Ausleihen stechen hervor – sie sind der einzige Grund, warum man diese Liste regelmäßig ansieht.
¶ Die vier Zustände
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Offen | Erfasst und ausgegeben, der Erhalt ist aber noch nicht quittiert. |
| Bestätigt | Der Ausleiher hat den Erhalt per Link bestätigt – mit Zeitpunkt, IP und Textfassung festgehalten. |
| Überfällig | Das Rückgabedatum ist verstrichen und der Gegenstand ist nicht zurück. |
| Zurückgegeben | Rückgabe erfasst, der Vorgang ist abgeschlossen. |
¶ Schritt für Schritt
- Ausleihe erfassen klicken, Artikel und Ausleiher wählen.
- Rückgabe bis setzen. Ohne Datum gibt es keine Erinnerung – das Feld ist der eigentliche Nutzen.
- Zustand bei Ausgabe festhalten (Neu · Gut · Gebraucht). Bei der Rückgabe wird der Zustand erneut erfasst; die Differenz ist die Grundlage jedes Gesprächs über einen Schaden.
- Speichern. Der Ausleiher bekommt sofort eine E-Mail mit der Bitte, den Erhalt zu bestätigen. Hat er keine E-Mail-Adresse hinterlegt, wird die Ausleihe trotzdem erfasst – nur ohne Mail.
- Kommt der Gegenstand zurück: Rückgabe erfassen.
Wer bei der Bestätigung nicht reagiert, bekommt über Bestätigungs-Mail erneut senden einen neuen Link.
¶ Wie der Ausleiher bestätigt
Es gibt zwei Wege, und beide führen zum selben Ergebnis:
- Über den Link in der E-Mail – ohne Anmeldung, der Link ist signiert und gilt nur für diese eine Ausleihe.
- Im Mitglieder-Portal unter „Ausleihen", wenn das Mitglied ohnehin angemeldet ist.
Festgehalten werden Zeitpunkt, IP-Adresse und die Fassung des Bestätigungstextes – damit lässt sich später belegen, was genau quittiert wurde.
¶ Wer ausleihen darf
Im Vereins-Cockpit legst du unter Inventar-Einstellungen fest, wer als Ausleiher in Frage kommt: nur Funktionsträger und Team-Trainer (Voreinstellung) oder alle Mitglieder. Für einen Verein, der Trikots an die Mannschaft ausgibt, reicht der Trainer-Kreis; wer Zelte an Mitglieder verleiht, stellt auf alle um.
¶ Erinnerung an die Rückgabe
Ist die Rückgabefrist überschritten, schickt ClubCoPilot dem Ausleiher automatisch eine Erinnerung („Erinnerung: Rückgabe überfällig"). Der Lauf startet täglich früh am Morgen und erinnert je Ausleihe höchstens einmal pro Tag – niemand wird zugespamt.
¶ Smart-Lock (optional)
Ist das Zusatzmodul Smart-Lock aktiv, kann eine Ausleihe zeitbegrenzten Zugang zu einem digitalen Schloss gewähren und ihn bei der Rückgabe wieder entziehen. Der Bezug läuft über die Smart-Lock-Referenz am Standort: Der Standort „Geräteraum Sporthalle" zeigt auf ein konkretes Schloss.
Angebunden wird über eine generische REST-Bridge; die Zugangsdaten (URL und Schlüssel) pflegst du im Vereins-Cockpit, der Schlüssel wird verschlüsselt gespeichert. Die Auswahlliste nennt zusätzlich Tapkey, Nuki, SALTO und igloohome – diese Systeme sind vorbereitet, angesprochen werden sie derzeit über die Bridge.
¶ Berechtigungen
| Aktion | Nötiges Recht | Klartext |
|---|---|---|
| Ausleihen ansehen | inventar.ausleihe.view |
Ausleihen ansehen. |
| Ausleihe erfassen | inventar.ausleihe.manage |
Ausleihen erfassen und Bestätigungs-Mails versenden. |
| Rückgabe erfassen | inventar.ausleihe.return |
Rückgaben erfassen. |