¶ Inventur
Einmal im Jahr steht jemand mit einer Liste im Geräteraum und zählt. Die Inventur macht daraus einen nachvollziehbaren Vorgang: Beim Start wird der gebuchte Bestand als Soll festgehalten, danach trägst du das gezählte Ist ein – und siehst schwarz auf weiß, wo etwas fehlt.
Zusatzmodul. „Inventur" ist ein kostenloses Zusatzmodul des Add-ons „Inventar & Ausleihe" und muss einmalig zugeschaltet werden. Module schaltest du im Vereins-Cockpit.
¶ Wo finde ich das
Inventar & Ausleihe → Inventur.
¶ Aufbau der Seite
Die Übersicht listet alle Läufe mit Bezeichnung, Startdatum, Zählfortschritt und Status. Im geöffneten Lauf steht je Artikel Soll, Ist und Differenz.
¶ Die zwei Zustände eines Laufs
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Laufend | Es wird gezählt. Ist-Werte lassen sich beliebig oft speichern und korrigieren. |
| Abgeschlossen | Die Zählung ist übernommen und der Lauf schreibgeschützt. |
¶ Schritt für Schritt
- Inventur starten. ClubCoPilot legt für jeden aktiven Artikel eine Position an und schreibt den aktuellen Bestand als Soll fest. Ausgemusterte, verlorene und defekte Artikel bleiben außen vor.
- Zählen. Trage die tatsächlich vorgefundene Menge als Ist ein und speichere mit Zählung speichern. Du kannst jederzeit unterbrechen – noch nicht gezählte Positionen bleiben leer, der Fortschritt steht in der Übersicht.
- Werte übernehmen (optional zwischendurch): Die gezählten Ist-Bestände werden in die Artikel geschrieben, der Lauf bleibt offen. Praktisch, wenn ihr an mehreren Abenden zählt.
- Inventur abschließen. Übernimmt die Ist-Bestände in die Artikel und sperrt den Lauf. Danach ist nichts mehr änderbar.
¶ Was mit Differenzen passiert
Eine Differenz ist erst einmal nur eine Zahl. Beim Übernehmen wird der Artikelbestand auf das Ist gesetzt – der Soll-Wert bleibt im Lauf stehen und bleibt damit als Beleg lesbar, auch Jahre später.
Fehlt etwas dauerhaft, gehört das zusätzlich als Verlustmeldung erfasst: Die Inventur sagt dass etwas fehlt, die Meldung sagt warum.
¶ Typische Fragen
Kann ich mehrere Läufe parallel führen?
Ja – zum Beispiel einen je Standort. Da jeder Lauf beim Start alle aktiven Artikel aufnimmt, ist ein Lauf für den ganzen Verein aber meistens der einfachere Weg.
Was ist mit ausgeliehenen Gegenständen?
Die stehen im Soll, liegen aber nicht im Regal. Sieh vor der Zählung in die Ausleihen – sonst zählst du sie als Fehlmenge.
¶ Berechtigungen
| Aktion | Nötiges Recht | Klartext |
|---|---|---|
| Läufe ansehen | inventar.inventur.view |
Inventur-Läufe ansehen. |
| Lauf starten | inventar.inventur.start |
Inventur-Läufe starten. |
| Zählen | inventar.inventur.count |
Inventur zählen (Ist erfassen). |
| Übernehmen und abschließen | inventar.inventur.finalize |
Inventur abschließen (Bestände übernehmen). |