¶ Artikel verwalten
Ein Artikel ist alles, was der Verein besitzt und wiederfinden will: ein einzelner Beamer, 18 Spielbälle oder ein kompletter Trikotsatz. Wie viel du erfasst, entscheidest du selbst – aber alles, was ausgeliehen, geprüft oder gezählt werden soll, braucht hier eine Zeile.
Zusatzmodul. Teil des kostenpflichtigen Add-ons „Inventar & Ausleihe" (2,90 € + 0,01 € je Mitglied), siehe Grundlagen.
¶ Wo finde ich das
Inventar & Ausleihe → Artikel.
¶ Aufbau der Seite
Oben die Stammdaten, darunter je nach Art des Artikels die Set-Verwaltung. Rechts liegt das Foto, unten die Historie.
¶ Felder & Bedeutung
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Bezeichnung | Der Name, unter dem alle den Gegenstand suchen („Trikotsatz Heim 1. Herren") |
| Art | Einzelstück, Verbrauchsmaterial oder Set / Bündel – steuert, was darunter erscheint |
| Kategorie / Standort | Zwei Ordnungsachsen: was es ist und wo es liegt |
| Inventarnummer | Wird automatisch vergeben (z. B. INV-0007); eine eigene Eingabe hat immer Vorrang |
| Seriennummer | Für Technik mit Herstellernummer, hilft bei Versicherung und Diebstahl |
| Zustand | Neu · Gut · Gebraucht · Defekt – die Einschätzung des Gerätewarts |
| Status | Aktiv · Defekt · Ausgemustert · Verloren. Nur aktive Artikel kommen in Inventur und QR-Labels |
| Bestand / Mindestbestand | Bei Verbrauchsmaterial: aktuelle Menge und die Schwelle für die Nachbestell-Liste |
| Angeschafft am / Anschaffungspreis | Reine Stammdaten für Versicherung und Kassenprüfung – es wird nichts abgeschrieben |
| Foto | JPG, PNG oder WebP, max. 5 MB |
¶ Sets und Bündel
Ein Trikotsatz ist kein einzelner Gegenstand und auch keine Menge – er besteht aus Teilen, die es in Größen gibt. Genau dafür ist die Art Set / Bündel:
- Komponente anlegen (z. B. Hemd, Hose, Stutzen).
- Entweder Größen erfassen (S: 2, M: 6, L: 6 …) – dann ist der Gesamtbestand die Summe über alle Größen.
- Oder eine einfache Menge eintragen, wenn es keine Größen gibt (z. B. Trikottasche).
Beides lässt sich innerhalb eines Sets mischen. Sobald Größen erfasst sind, zählt der Gesamtbestand über die Größen.
¶ Schritt für Schritt
- Artikel anlegen klicken, Bezeichnung und Art wählen.
- Kategorie und Standort setzen – ohne die wird die Liste bei 200 Artikeln unbrauchbar.
- Bei Verbrauchsmaterial Bestand und Mindestbestand eintragen. Unterschreitet der Bestand die Mindestmenge, erscheint der Artikel in der Nachbestell-Liste.
- Bei Sets über Set verwalten die Komponenten und Größen erfassen.
- Optional ein Foto hochladen – bei ähnlichen Gegenständen ist das Bild schneller als jede Beschreibung.
¶ Die Historie am Artikel
Unter dem Formular liegen drei Blöcke, die zusammen die Geschichte des Gegenstands ergeben:
- Änderungshistorie – wer wann welches Feld geändert hat.
- Ausleih-Historie – alle bisherigen Ausleihen mit Ausgabe- und Rückgabedatum.
- Schadensmeldungen – alle Meldungen zu diesem Artikel.
Damit lässt sich auch Monate später beantworten, warum ein Ball fehlt oder wann die Musikanlage kaputtging.
¶ Typische Fragen
Muss ich jeden Ball einzeln erfassen?
Nein. Bälle sind Verbrauchsmaterial: ein Artikel „Spielbälle Größe 5" mit Bestand 18. Einzeln erfasst wird nur, was eine Seriennummer, eine Prüffrist oder eine eigene Ausleihe hat.
Was passiert beim Löschen eines Artikels?
Ausleihen und Schadensmeldungen behalten den Namen als Kopie – die Historie bleibt lesbar, auch wenn der Artikel weg ist.
¶ Berechtigungen
| Aktion | Nötiges Recht | Klartext |
|---|---|---|
| Artikel ansehen | inventar.view |
Inventar-Artikel ansehen. |
| Artikel anlegen | inventar.create |
Inventar-Artikel anlegen. |
| Artikel bearbeiten (inkl. Sets) | inventar.edit |
Inventar-Artikel bearbeiten. |
| Artikel löschen | inventar.delete |
Inventar-Artikel löschen. |