¶ Spender & Zuwendungen
Jede Spende gehört zu einem Spender und ist eine Zuwendung. Aus den Zuwendungen entstehen später die Zuwendungsbestätigungen.
¶ Wo finde ich das
Spenden → Zuwendungen und Spenden → Spender.
¶ Die Zuwendungsliste
Oben siehst du die Summe des Jahres, wie viel davon noch nicht bestätigt ist und wie viele Spender es gab. Die Liste lässt sich nach Art und Status filtern und wie jede Tabelle als Excel oder PDF exportieren.
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Ausstehend | Online-Spende, deren Zahlung noch nicht eingegangen ist. |
| Offen | Eingegangen, noch nicht bestätigt – kann geändert werden. |
| Bestätigt | Steht in einer Zuwendungsbestätigung und ist festgeschrieben. |
| Storniert | Zurückgenommen; die Buchung ist gegengebucht. |
¶ Spender
- Mitglied als Spender: Wähle das Mitglied aus. Name und Anschrift kommen dann aus der Mitgliederakte – du pflegst sie nicht doppelt.
- Externer Spender: Person (Vor- und Nachname) oder Firma, jeweils mit Anschrift. Ohne vollständige Anschrift (Straße, PLZ, Ort) gibt es keine Bestätigung.
- Sammelbestätigung gewünscht: Nur Spender mit diesem Häkchen nimmt der Jahreslauf mit.
¶ Die vier Arten
| Art | Was du angibst | Hinweis |
|---|---|---|
| Geld | Betrag, Datum, optional ein Projekt | Wird auf das Konto „Spenden" gebucht. |
| Sache | Bezeichnung, Alter/Zustand/Kaufpreis, Bewertungsgrundlage, Herkunft (Privat- oder Betriebsvermögen), ob Unterlagen zur Wertermittlung vorliegen | Wird immer einzeln bestätigt. Bewertet wird mit dem Wert beim Zufluss. |
| Verzicht auf Aufwandsersatz | Betrag, Anspruchsgrundlage (Satzung, Vorstandsbeschluss oder Vertrag), Datum des Verzichts | Der Erstattungsanspruch muss vorher eingeräumt sein, der Verzicht zeitnah erfolgen. |
| Mitgliedsbeitrag | – (entsteht automatisch) | Nur, wenn in den Stammdaten „Mitgliedsbeiträge abzugsfähig" gesetzt ist. Siehe unten. |
Offene Zuwendungen kannst du ändern oder stornieren (die Buchung wird gegengebucht). Bestätigte Zuwendungen sind festgeschrieben – korrigiert wird dann über das Storno der Bestätigung.
¶ Mitgliedsbeiträge als Zuwendung
Fördert dein Verein keine Zwecke wie Sport oder Freizeitgestaltung, dürfen Mitgliedsbeiträge bescheinigt werden. Dafür setzt du in den Stammdaten „Mitgliedsbeiträge abzugsfähig" – den Rest erledigt die Verwaltung:
- Automatisch bei Zahlung: Sobald ein Beitrag (auch teilweise) bezahlt ist, entsteht eine Zuwendung der Art Mitgliedsbeitrag mit der Quelle „Beitrag", verknüpft mit der Beitragsforderung. Weitere Teilzahlungen erhöhen den Betrag, solange die Zuwendung noch offen ist.
- Nur Bezahltes zählt: Bescheinigt wird der tatsächlich gezahlte Pflichtbeitrag. Erlasse und Rabatte sind keine Zuwendung; ein Spendenanteil im Beitrag bleibt eine eigene Geldspende und wird nicht doppelt gezählt.
- Rücklastschrift: Wird die Zahlung zurückgebucht, wird die offene Zuwendung gekürzt bzw. storniert. Ist sie schon bestätigt, bleibt sie stehen und bekommt einen Korrekturhinweis – storniere dann die Bestätigung und stelle sie neu aus.
- Keine zweite Buchung: Der Beitrag steht über die Beitragsbuchung schon in der Buchhaltung. Die Zuwendung bucht deshalb nichts auf das Konto „Spenden".
- Nicht von Hand erfassbar: Im Formular „Zuwendung erfassen" gibt es die Art Mitgliedsbeitrag nicht mehr. Eine Bestätigung über einen Mitgliedsbeitrag wird nur ausgestellt, wenn er einem bezahlten Beitrag zugeordnet ist.
- Haushalte: Bei gepoolten Haushalten zählt der Beitrag zum Haushalts-Spender; die Sammelbestätigung aus der Haushaltsakte nutzt dieselben Zuwendungen und legt nichts doppelt an.
Umstellung bestehender Daten: Die Systembetreuung trägt fehlende Zuwendungen für schon bezahlte Beiträge mit dem Befehl
spenden:mitgliedsbeitraege-nachtragennach (erst mit--dry-runprüfen). Früher von Hand erfasste Mitgliedsbeiträge, die zusätzlich auf „Spenden" gebucht wurden, bekommen dabei eine Gegenbuchung; solche ohne Beitragsbezug werden zur Prüfung aufgelistet.
¶ Spenden aus der Bank-Inbox übernehmen
Eine Überweisung mit „Spende" im Verwendungszweck erscheint in der Buchhaltungs-Inbox.
Über Als Spende erfassen wählst du den Spender – die Verwaltung schlägt ihn vor, wenn das Konto zu einem Mitglied gehört oder dieselbe IBAN schon einmal gespendet hat. Neue Spender legst du im selben Schritt an.
Ist der Umsatz schon auf das Konto „Spenden" gebucht, aber noch keinem Spender zugeordnet, findest du ihn unter Spendeneingänge ohne Spender auf der Zuwendungsseite.
Anonyme Sammlungen (Spendendose, Sommerfest) bekommen keinen Spender – für sie gibt es auch keine Bestätigung.
¶ Berechtigungen
| Aktion | Nötiges Recht |
|---|---|
| Zuwendungen ansehen / erfassen / ändern / stornieren | spenden.view / spenden.create / spenden.edit / spenden.delete |
| Spender ansehen / anlegen / ändern / löschen | spenden.spender.view / …create / …edit / …delete |
Im Mehrsparten-Betrieb sieht eine sparten-gebundene Rolle nur die Mitglieds-Spender ihrer Sparten; externe Spender sehen alle mit Leserecht.