¶ Zuwendungsbestätigungen
Die Zuwendungsbestätigung (umgangssprachlich „Spendenbescheinigung") ist der Beleg, mit dem ein Spender seine Spende in der Steuererklärung geltend macht. ClubCoPilot füllt das amtliche Muster mit den Daten aus Zuwendung, Spender und Vereins-Stammdaten.
¶ Wo finde ich das
Spenden → Zuwendungsbestätigungen – ausgestellt wird direkt an der Zuwendung bzw. am Spender.
¶ Ausstellen
- Einzelbestätigung: In der Zuwendung auf Zuwendungsbestätigung ausstellen. Für Geld-, Sach- und Aufwandsspenden.
- Sammelbestätigung: Am Spender auf Sammelbestätigung {Jahr}. Sie fasst alle offenen Geldspenden (und abzugsfähigen Mitgliedsbeiträge) eines Kalenderjahres zusammen – mit Anlage aller Einzelbeträge. Sachspenden kommen nie in eine Sammelbestätigung.
- Für viele Spender auf einmal gibt es den Jahreslauf.
Beim Ausstellen passiert Folgendes:
- Die Verwaltung prüft Stammdaten, Bescheid-Gültigkeit und die Anschrift des Spenders. Fehlt etwas, bekommst du einen konkreten Hinweis statt einer Bestätigung.
- Die Bestätigung bekommt eine fortlaufende Nummer (Standard
ZB-{jahr}-{nr}, im Cockpit unter Kommunikation änderbar). - Vereins- und Spenderangaben werden festgeschrieben. Ändert sich später die Anschrift, bleibt die ausgestellte Bestätigung unverändert.
- Das PDF wird als archivfestes PDF/A abgelegt – das Doppel, das der Verein zehn Jahre aufbewahren muss.
¶ Detailseite
| Aktion | Was passiert |
|---|---|
| PDF (Original) | Öffnet die abgelegte Bestätigung. |
| Duplikat | Erzeugt eine als „Duplikat" gekennzeichnete Kopie; die Anzahl wird mitgezählt. |
| Per E-Mail senden | Schickt die Bestätigung als PDF-Anhang an die hinterlegte Adresse. Den Begleittext wählst du im Cockpit unter Kommunikation (Ereignis „Spenden — Versand der Zuwendungsbestätigung"). |
| Stornieren | Nimmt die Bestätigung zurück; ihre Zuwendungen werden wieder offen. |
| Stornieren und neu ausstellen | Storno plus Ersatzbeleg mit den aktuellen Daten. Der Ersatz verweist auf die stornierte Nummer. |
Wurde das Original schon übergeben, fordere es bei einem Storno vom Spender zurück. Das steht auch auf der Detailseite.
¶ Die Muster
| Muster | Verwendet für |
|---|---|
| Geldzuwendung / Mitgliedsbeitrag | Einzelne Geldspende, Aufwandsspende (mit „Verzicht auf die Erstattung von Aufwendungen: ja"), abzugsfähiger Beitrag |
| Sachzuwendung | Sachspende mit Beschreibung und Wertermittlung |
| Sammelbestätigung | Mehrere Geldzuwendungen eines Zeitraums, mit Anlage |
Die Muster sind versioniert. Ändert das Finanzministerium sie, gilt die neue Version für neue Bestätigungen; ausgestellte behalten ihre.
¶ Vereinfachter Nachweis bis 300 €
Bis 300 € genügt dem Finanzamt in der Regel der Kontoauszug des Spenders zusammen mit einem Beleg des Vereins über Zweck und Freistellung (§ 50 Abs. 4 EStDV). Diesen Beleg verschickst du per E-Mail:
- Überweisung, Bareinzahlung, manuell erfasste Spende: in der Zuwendungsliste der Button Zahlungsbestätigung senden (Papierflieger). Er erscheint nur bei Geldspenden bis 300 €, wenn der Spender eine E-Mail-Adresse hat und die Bescheid-Angaben gültig sind. Wann zuletzt versendet wurde, zeigt der Button beim Darüberfahren; erneutes Senden ist möglich.
- Online-Spenden: die Dankesmail enthält dieselben Angaben automatisch.
Den Begleittext wählst du im Cockpit unter Kommunikation (Ereignis „Spenden — Zahlungsbestätigung bis 300 €"); Zweck, Freistellung und den Hinweis „Spende, kein Mitgliedsbeitrag" hängt ClubCoPilot immer an. Eine Zuwendungsbestätigung kannst du trotzdem jederzeit ausstellen.
¶ Berechtigungen
| Aktion | Nötiges Recht |
|---|---|
| Ansehen, PDF, Duplikat | spenden.bestaetigungen.view |
| Ausstellen | spenden.bestaetigungen.issue |
| Stornieren / neu ausstellen | spenden.bestaetigungen.cancel |
| Per E-Mail senden (Zuwendungs- und Zahlungsbestätigung) | spenden.bestaetigungen.send |