¶ Bestandsmeldung an den Landessportbund
Jeder Sportverein meldet einmal im Jahr seinen Mitgliederbestand an den Landessportbund – aufgeteilt nach Sportart, Geschlecht und Altersgruppe, zum Stichtag 1. Januar. Daran hängen Verbandsbeiträge und Förderung, und die Frist Ende Januar kommt zuverlässig zu früh. Die Zahlen stehen ohnehin in deiner Mitgliederliste; hier werden sie nur richtig sortiert.
Modul. „Bestandsmeldung" ist ein kostenloses Core-Modul, das dein Verein selbst zuschaltet. Ist es aus, siehst du den Menüpunkt nicht. Module schaltest du im Vereins-Cockpit.
¶ Wo finde ich das
Pflichten-Cockpit → Bestandsmeldung.
¶ Aufbau der Seite
Oben Meldejahr und Stichtag, daneben die Karte des zuständigen Landessportbunds mit Link ins Meldeportal. Darunter die Kreuztabelle, die Detailtabelle und die Export-Schaltflächen. Ganz unten stehen die Hinweise zur Datenqualität.
¶ Bevor es losgeht: drei Stammdaten
| Angabe | Wo gepflegt |
|---|---|
| Bundesland | Vereins-Cockpit → Vereins-Stammdaten |
| LSB-Vereinsnummer | ebenda |
| Standard-Sportart (DOSB-Nr.) | ebenda – gilt für Mitglieder ohne Sparten-Zuordnung |
Fehlen Bundesland oder LSB-Vereinsnummer, weist die Seite darauf hin und der Export bleibt gesperrt. Ohne diese beiden Angaben wäre die Datei für den Verband wertlos.
Führst du Abteilungen/Sparten, bekommt jede Sparte ihre eigene DOSB-Sportartnummer. Dann zählt jedes Mitglied in jeder Sparte, in der es aktiv ist – wer Fußball und Turnen macht, erscheint zweimal. Das ist gewollt und entspricht der Meldelogik des DOSB.
¶ Die Altersgruppen
Maßgeblich ist das Kalenderjahr, nicht der Geburtstag: gemeldet wird Stichtagjahr minus Geburtsjahr.
| Gruppe | Gruppe | ||
|---|---|---|---|
| bis 6 Jahre | 7–14 Jahre | 15–18 Jahre | 19–26 Jahre |
| 27–40 Jahre | 41–60 Jahre | 61 Jahre und älter | ohne Geburtsdatum |
Beim Geschlecht wird nach männlich · weiblich · divers · ohne Angabe aufgeteilt.
¶ Schritt für Schritt
- Meldejahr und Stichtag prüfen. Voreingestellt ist der 1. Januar des laufenden Jahres; du kannst jeden anderen Stichtag wählen.
- Vorschau erzeugen. ClubCoPilot zählt die am Stichtag aktiven Mitglieder zusammen – inklusive derer, die zwischenzeitlich ausgetreten und wieder eingetreten sind.
- Hinweise zur Datenqualität lesen. Mitglieder ohne Geburtsdatum lassen sich nicht in eine Altersgruppe einordnen, Mitglieder ohne Sportart landen in einem Sammelposten. Beides jetzt zu korrigieren ist einfacher als eine Rückfrage vom Verband.
- Datei herunterladen – XML, CSV oder Excel, je nachdem, was dein LSB annimmt.
- Im Meldeportal hochladen. Der Link Zum Meldeportal führt direkt dorthin.
¶ Die drei Formate
| Format | Wofür |
|---|---|
| XML | Das DOSB-Format in Version 1.3. Die Datei wird vor dem Download gegen das amtliche Schema geprüft – schlägt die Prüfung fehl, gibt es keinen Download statt einer Datei, die das Portal abweist. |
| CSV | Semikolon-getrennt in der Zeichenkodierung, die deutsche Verbandsportale erwarten. Öffnet sich in Excel ohne Umlaut-Salat. |
| Excel (XLSX) | Für Portale und Sachbearbeiter, die eine Tabelle wollen. |
¶ Dein Landessportbund
Für jedes Bundesland ist ein Profil hinterlegt: der offizielle Name des Verbands, die angebotenen Formate und der Link ins Meldeportal. Fünf Länder haben eine Besonderheit, die auf der Seite als Hinweis erscheint:
| Land | Hinweis |
|---|---|
| Bayern | Die Meldung läuft über BLSVdigital – die Datei dient als Beleg beziehungsweise Import-Vorlage. |
| Brandenburg | Meldung über das LSB-Onlineportal; die hochgeladene Datei dort bestätigen. |
| Niedersachsen | Meldung über „Vereinsmeldung online"; die Datei ist die Import-Grundlage. |
| Nordrhein-Westfalen | Meldung über SPORT.NRW, dort kann die Datei importiert werden. |
| Thüringen | Meldung über das LSB-Onlineportal; die Datei dient als Beleg beziehungsweise Import-Vorlage. |
¶ Gut zu wissen
- Es gibt keine Schnittstelle zum Verband. Kein Landessportbund nimmt Meldungen direkt aus einer Fremdsoftware entgegen. ClubCoPilot erzeugt die Datei und bringt dich zum richtigen Portal – hochladen und bestätigen musst du selbst.
- Nichts wird gespeichert. Die Meldung wird bei jedem Aufruf frisch aus den Mitgliederdaten gerechnet. Willst du die abgegebene Meldung archivieren, lege die heruntergeladene Datei in den Vereinsdokumenten ab.
- Die Summe der Zellen ist größer als die Mitgliederzahl, sobald Mitglieder in mehreren Sparten sind. Wie viele Personen es tatsächlich sind, steht separat als „Aktive Mitglieder am Stichtag".
- Anonymisierte Mitglieder aus dem DSGVO-Löschlauf zählen nicht mit.
¶ Die Frist
Ist das Modul aktiv, meldet sich der Meldeschluss 31. Januar automatisch im Pflichten-Cockpit – mit Erinnerungen 30, 14 und 3 Tage vorher. Du musst die Frist nicht selbst anlegen.
¶ Berechtigungen
| Aktion | Nötiges Recht | Klartext |
|---|---|---|
| Meldung ansehen | bestandsmeldung.view |
Bestandsmeldung (LSB/DOSB) ansehen und Vorschau erzeugen. |
| Meldung erzeugen | bestandsmeldung.generate |
Bestandsmeldung für ein Meldejahr aggregieren/erzeugen. |
| Datei exportieren | bestandsmeldung.export |
Bestandsmeldung als Datei exportieren (XML/CSV/XLSX). |
| Standard-Sportart pflegen | bestandsmeldung.settings.manage |
Vereinsweite Default-Sportart der Bestandsmeldung pflegen. |