Kurze Definitionen der wichtigsten Begriffe in ClubCoPilot, alphabetisch geordnet.
Organisatorische Untergliederung eines Vereins (z. B. Fußball, Handball, Turnen). Mit dem
Mehrsparten-Modul werden Beiträge, Mitglieder-Zugriffe und Mannschaften pro Abteilung geführt. Ist das
Modul aus, arbeitet der Verein vereinsweit als eine Einheit. Siehe
Mitgliederverwaltung.
Ändert ein Mitglied seine Daten selbst im Portal, entsteht daraus kein sofortiger Eintrag, sondern ein
Änderungsantrag. Die Verwaltung prüft ihn unter Administration → Änderungsanträge und genehmigt
oder lehnt ihn ab.
Ein einzelner Beitragsposten mit Betrag und Zahlungsrhythmus (z. B. „Aktive Erwachsene", „Jugend",
„Aufnahmegebühr"). Beitragsarten sind die Bausteine, aus denen sich der Beitrag eines Mitglieds
zusammensetzt. Siehe Beiträge.
Gruppierung von Beitragsarten zu einer sachlichen Klasse (z. B. „Mitgliedsbeiträge", „Gebühren"). Dient
der Ordnung und Auswertung der Beitragsordnung.
Die Gesamtheit aller Beitragssätze, -posten und -kategorien eines Vereins – das Regelwerk, nach dem
Mitgliedsbeiträge berechnet und erhoben werden. Siehe Beiträge.
Ein Eintrag in der Buchhaltung, der einen Geldfluss auf einem Konto festhält (Einnahme oder Ausgabe).
Buchungen können manuell erfasst, aus Bankumsätzen erzeugt oder per Klassifizier-Regel automatisch
zugeordnet werden. Siehe Banking & Buchhaltung.
Die technische Freischaltung eines Moduls für einen bestimmten Verein. Ist ein Modul als Entitlement
hinterlegt, sind seine Menüpunkte und Funktionen sichtbar; fehlt es, bleiben sie verborgen. Gesteuert
über das Vereins-Cockpit.
Zusammenfassung mehrerer Mitglieder, die zusammengehören (z. B. eine Familie). Ein Haushalt bündelt
gemeinsame Adressen, Zahlungsdaten und ermöglicht Familien-Rabatte oder gebündelte Abrechnung. Siehe
Mitgliederverwaltung.
Eine Regel, die eingehende Bankumsätze automatisch einer Kategorie oder einem Konto zuordnet (z. B.
anhand des Verwendungszwecks). Spart die manuelle Nacharbeit in der Buchhaltung. Siehe
Banking & Buchhaltung.
Eine Position im Kontenplan der Vereinsbuchhaltung, auf der Buchungen gesammelt werden (z. B.
Bankkonto, Beitragserlöse, Aufwand). Nicht zu verwechseln mit dem Benutzer-Login-Konto.
Die Eskalationsebene einer offenen Forderung im Mahnwesen (z. B. Zahlungserinnerung → 1. Mahnung →
2. Mahnung). Jede Stufe kann eigene Texte und Gebühren haben. Siehe Mahnwesen.
Ein SEPA-Lastschriftmandat ist die Ermächtigung eines Mitglieds, Beiträge per Lastschrift von
seinem Konto einzuziehen. ClubCoPilot verwaltet die Mandate und erzeugt für den Einzug eine SEPA-Datei
nach dem pain.008-Standard. Siehe Banking & Buchhaltung.
Ein zubuchbarer Funktionsbereich von ClubCoPilot (z. B. Online-Vereinseintritt, öffentliche
Trainingsbetrieb-Seite, Mehrsparten). Module werden im Vereins-Cockpit
gebucht und sind erst danach in der Verwaltung sichtbar. Siehe
Module verstehen.
Das automatische Einrichten eines neuen Vereins (Tenant): Anlegen der Datenbank, Grunddaten,
Standard-Rollen und -Rechte, damit der Verein sofort startklar ist. Läuft im Hintergrund ab.
Progressive Web App – eine Web-Anwendung, die sich wie eine App verhält und sich auf dem
Smartphone zum Startbildschirm hinzufügen lässt (z. B. das Mitglieder-Portal), ohne App-Store. Siehe
Portal – Übersicht.
Ein einzelner Verein innerhalb der ClubCoPilot-Plattform. Jeder Tenant hat seine eigenen, strikt
getrennten Daten; ein Verein sieht niemals die Daten eines anderen.
Der offizielle Nachweis über eine Spende (umgangssprachlich „Spendenbescheinigung"), den ein Mitglied
für das Finanzamt benötigt. Wird im Portal bzw. der Verwaltung erzeugt. Siehe
Portal – Bescheinigungen.