Jede Getränkekasse, jede Vereinsheimkasse und jede Sommerfestkasse muss aufgezeichnet werden – chronologisch, lückenlos und so, dass der gezählte Bestand jederzeit zum gebuchten passt (§ 146 AO, GoBD). Genau das macht das Kassenbuch: Es führt den Bestand jeder Barkasse fort, hängt an jede Zeile einen Beleg und schreibt den Monat nach dem Kassensturz fest.
Abschaltbares Submodul. Das Kassenbuch ist Teil der Buchhaltung, lässt sich aber getrennt zu- und abschalten und ist standardmäßig aus. Führt dein Verein keine Barkasse, siehst du den Menüpunkt nicht.
Keine Registrierkasse nötig. Die offene Ladenkasse bleibt zulässig. Eine zertifizierte Sicherheitseinrichtung (TSE) brauchst du nur, wenn du ein elektronisches Kassensystem einsetzt – das ist etwas anderes als ein Kassenbuch.
Transaktionen → Kassenbuch. Dort siehst du alle Kassen als Liste – mit Bestand, offenen Kontierungen und letzter Buchung – und legst über Neue Kasse direkt eine an.
Eine Kasse ist ein Geldkonto der Art Barkasse. Beim Anlegen gibst du an:
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Name | „Getränkekasse", „Vereinsheim", „Sommerfest 2026" |
| Anfangsbestand | Was am Starttag in der Kasse liegt |
| Abteilung | Nur setzen, wenn eine Sparte die Kasse allein führt – dann sieht sie auch nur deren Kassenwart |
| DATEV-Konto (SKR) | Leer lassen: es wird 1000 vorgeschlagen (Kasse). Mehrere Kassen bekommen sinnvollerweise 1000, 1010, 1020 … |
Du kannst beliebig viele Kassen führen. Das ist der Normalfall: Die Getränkekasse hat mit der Vorstandskasse nichts zu tun, und beim Sommerfest zählt jemand anderes.
Öffne die Kasse in der Liste. Die Eingabezeile steht direkt über dem Kassenbuch. Jede Zeile bekommt nur, was an der Kasse passiert ist:
Ein Konto oder eine Kategorie wählst du hier nicht – das ist Sache der Buchhaltung (siehe unten).
Jede Zeile bekommt automatisch eine laufende Nummer, getrennt je Kasse und Jahr. Die Nummern sind lückenlos – das ist das Kennzeichen eines Kassenbuchs.
Jede neue Einnahme oder Ausgabe landet in der Beleg-Inbox unter Nicht kontierte Kassenbuchungen – genau wie ein Bankumsatz. Dort legt die Buchhaltung fest, auf welches Konto und welche Kategorie der Betrag gehört, und kann ihn bei Bedarf auf mehrere Konten aufteilen. Erst dann entsteht die Buchung, und die Kasse erscheint in Auswertung, EÜR und DATEV-Export.
Im Kassenbuch zeigt die Spalte Kontierung, ob eine Zeile schon zugeordnet ist oder noch wartet.
Eine Kasse kann nicht weniger als nichts enthalten. Versuchst du, mehr auszugeben als drin ist, weist das Kassenbuch die Zeile ab.
Das gilt auch rückwirkend: Trägst du eine Ausgabe für den 10. nach, prüft das Kassenbuch den gesamten weiteren Verlauf. Eine Zeile, die die Kasse zwischendurch ins Minus zöge, wird abgelehnt – auch wenn der Endbestand am Monatsende positiv aussieht. Der negative Kassenbestand ist der Klassiker, an dem eine Betriebsprüfung die gesamte Kassenführung verwirft.
Bringst du Bargeld zur Bank (oder holst du welches für die Kasse), ist das keine Ausgabe und keine Einnahme – das Geld bleibt ja dem Verein. Das erfasst du als Umbuchung, nicht als Kassenbuchung.
Im Kassenbuch erscheint sie als Zeile der Art Umbuchung: Sie verändert den Bestand, erzeugt aber keine Buchung und taucht deshalb in der EÜR nicht auf.
Kassenbuch → Kassensturz & Monatsabschluss.
Das Zählprotokoll ist kein Selbstzweck: Ein gezählter Betrag ohne Stückliste ist eine Behauptung, mit Stückliste ist er ein Protokoll, das eine Prüfung nachvollziehen kann.
Stimmt der gezählte Bestand nicht mit dem gebuchten überein, wird die Differenz als eigene Zeile gebucht – auf „Kassendifferenz (Fehlbetrag)" bzw. „(Überschuss)". Sie verschwindet nicht stillschweigend. Danach stimmen gezählter und gebuchter Bestand wieder überein, und es bleibt nachvollziehbar, wann wie viel gefehlt hat.
Die Zeilen des abgeschlossenen Monats sind festgeschrieben: kein Bearbeiten, kein Löschen. Korrekturen gehen nur noch über Stornieren – das legt eine Gegenzeile im laufenden Monat an, die ursprüngliche bleibt stehen.
Genau das verlangt die GoBD, und genau das unterscheidet ein Kassenbuch von einer Excel-Tabelle.
Ein Monat lässt sich erst abschließen, wenn alle früheren abgeschlossen sind – sonst entstünden Lücken in der Festschreibung.
Über Kassenbuch als PDF bekommst du den Zeitraum als fertiges Dokument: alle Zeilen chronologisch, mit laufender Nummer, Anfangs- und Endbestand und dem fortgeschriebenen Saldo. Das ist das Papier, das Kassenprüfer und Steuerberater sehen wollen.
| Recht | Wofür |
|---|---|
buchhaltung.kasse.view |
Kassenbuch ansehen |
buchhaltung.kasse.buchen |
Einnahmen und Ausgaben erfassen |
buchhaltung.kasse.edit / .delete |
Zeilen ändern/löschen, solange der Monat offen ist |
buchhaltung.kasse.stornieren |
Zeilen stornieren |
buchhaltung.kasse.abschliessen |
Kassensturz und Monatsabschluss |
buchhaltung.kasse.export |
PDF-Export |
Führt ihr Abteilungen, sieht ein an eine Sparte gebundener Kassenwart nur die Kassen seiner Abteilung – und zusätzlich die vereinsweiten, die keiner Sparte gehören.