Die Konten der Buchhaltung sagen, wofür Geld geflossen ist – Mitgliedsbeiträge, Platzmiete, Sponsoring. Die Geldkonten sagen, wo es liegt: Girokonto, Tagesgeld, Barkasse, PayPal.
Das sind zwei verschiedene Dinge, und beide werden gebraucht.
Einstellungen → Finanzen → Geldkonten bzw. Buchhaltung → Umbuchungen.
Geldkonten und Umbuchungen gehören zur Buchhaltung und lassen sich nicht einzeln abschalten. Ein Verein mit zwei Bankkonten braucht sie auch dann, wenn er gar keine Barkasse führt.
Deine Bankkonten richtest du unter Bank-Sync ein, nicht hier. Bankverbindungen, die es beim Einführen der Geldkonten schon gab, wurden einmalig als Geldkonto übernommen. Hier legst du an, was keine Bankverbindung hat: Barkassen und Online-Konten.
| Feld | Wofür |
|---|---|
| Art | Barkasse oder Online-Konto. Bankkonten legst du nicht hier an, sondern unter Bank-Sync |
| IBAN | Die eigene IBAN. Daran erkennt die Beleg-Inbox später Umbuchungen – siehe unten |
| DATEV-Konto (SKR) | Das Gegenkonto im DATEV-Export. Vorschlag: Kasse 1000, Bank 1200 |
| Abteilung | Nur bei Sparten-Kassen; leer heißt „gehört dem ganzen Verein" |
Den Bestand führt nur eine Barkasse selbst – über das Kassenbuch. Bei Bankkonten steht der Stand im Kontoauszug.
Eine Umbuchung ist Geld, das von einem eigenen Konto auf ein anderes wandert:
Dabei verdient und verbraucht der Verein nichts. Eine Umbuchung ist deshalb erfolgsneutral: Sie erzeugt keine Buchung und taucht in der EÜR auf keiner Seite auf. Nur die Bestände der beiden Konten ändern sich.
Warum das wichtig ist. Überweist der Verein 5.000 € vom Giro- aufs Tagesgeldkonto und kontiert beide Seiten als normale Umsätze, stehen in der EÜR 5.000 € Einnahmen und 5.000 € Ausgaben, die es nie gab. Das Ergebnis stimmt zufällig – alle Zahlen darüber nicht. Genau dafür gibt es die Umbuchung.
Umbuchungen → Umbuchung erfassen: Von-Konto, Auf-Konto, Betrag, Datum, optional ein Beleg.
Ist eine Barkasse beteiligt, erscheint die Umbuchung automatisch als Zeile im Kassenbuch dieser Kasse – der Bestand muss ja stimmen.
In der Beleg-Inbox erkennt ClubCoPilot Umbuchungen von selbst und schlägt sie vor – auf zwei Wegen:
Der Vorschlag wird nie automatisch ausgeführt, du bestätigst ihn mit einem Klick. Das ist Absicht: Eine falsch erkannte Umbuchung ließe echte Einnahmen stillschweigend verschwinden, und das fällt niemandem auf. Eine falsche Kontierung sieht man dagegen in der Auswertung.
Für alles, was keine Gegen-IBAN hat – allen voran die Bargeldabhebung am Automaten – gibt es in der Inbox den Knopf „Ist eine Umbuchung auf …" mit Kontoauswahl.
Hast du dich vertan, löst du die Umbuchung wieder auf. Die Bankumsätze kehren in die Inbox zurück und lassen sich normal kontieren. Kassenzeilen eines bereits abgeschlossenen Monats werden dabei storniert statt gelöscht – sie bleiben nachvollziehbar.
Der DATEV-Export bucht jede Buchung gegen das Geldkonto, über das das Geld tatsächlich floss: Barzahlungen gegen 1000, Bankbuchungen gegen 1200 (bzw. gegen die SKR-Nummer, die du am Geldkonto hinterlegt hast). Buchungen ohne Geldkonto – alles, was vor der Einführung entstanden ist – laufen unverändert gegen das im Portal eingestellte Geldkonto.
| Recht | Wofür |
|---|---|
buchhaltung.geldkonten.view / .create / .edit / .delete |
Geldkonten verwalten |
buchhaltung.umbuchungen.view |
Umbuchungen ansehen |
buchhaltung.umbuchungen.create |
Umbuchung erfassen bzw. in der Inbox bestätigen |
buchhaltung.umbuchungen.delete |
Umbuchung auflösen |