¶ Grundeinstellungen
Im Cockpit pflegst du die zentralen Betriebseinstellungen deines Vereins an einer Stelle. Sie werden von
den Apps (Verwaltung, Portal, öffentliche Seite) nur gelesen — so ist z. B. die Bankverbindung überall
identisch, ohne dass du sie mehrfach eintippst.
¶ Wo finde ich das
Seitenleiste: MEIN VEREIN → Einstellungen. Darunter liegen die Unterseiten:
- Verein — Name, URL/Subdomain, Logo, eigene Domain (Whitelabel), E-Mail-Versand und
Aufbewahrungsfristen (DSGVO). - Vereins-Stammdaten — Anschrift, Bankverbindung, Steuer- und Registerangaben.
- Mahnwesen — Fristen, Stufen und Signatur der Mahnungen.
- Kommunikation — Briefe, automatische Mails und Nummernkreise.
- Rechnungen — Pflichtangaben und Voreinstellungen für Rechnungen.
- Training — Erzeugung von Trainingsterminen.
- Cronjobs — geplante Aufgaben je Verein.
Hinweis: Welche Unterseiten sichtbar sind, hängt von den aktiven Modulen ab
(z. B. erscheint Training nur mit aktivem Trainingsbetrieb).
¶ Vereins-Stammdaten
Die zentrale Quelle für Rechnungen, Mahnungen und Briefe: Vereinsname, Anschrift, Bankverbindung und
Steuerdaten werden hier einmal gepflegt und überall verwendet.
Wichtige Angaben: Verein & Kontakt (Name, Straße, PLZ, Ort, E-Mail, Telefon, Webseite), Bankverbindung
(Kontoinhaber, Bank, Gläubiger-ID für den SEPA-Einzug), Steuer (Steuernummer, USt-IdNr., Kleinunternehmer
nach § 19 UStG) sowie Register & Finanzamt (zuständiges Finanzamt, Vereinsregisternummer, Amtsgericht).
Mitglieder: Unter Mitgliedsnummern ab legst du fest, ab welcher Nummer neue Mitglieder automatisch
nummeriert werden – etwa 3000, wenn dein Verein seine Nummern bisher dort fortführt. Standard ist 0, also
„ab 1 zählen". Vergeben wird immer die erste freie Nummer ab diesem Wert; bereits vergebene Nummern bleiben
unverändert. Mehr unter Mitglied anlegen.
Speichern: Die Seite ist ein einziges Formular. Der Knopf Stammdaten speichern bleibt beim Scrollen
unten sichtbar und speichert alle Abschnitte auf einmal. Fehlt eine Pflichtangabe oder ist ein Wert ungültig,
listet die Seite oben auf, was zu prüfen ist – gespeichert wird dann nichts.
Zuwendungsbestätigungen (Spenden): Art und Datum des Freistellungs- bzw. Feststellungsbescheids,
Veranlagungszeitraum, die steuerbegünstigten Zwecke (je Zeile einer), ob Mitgliedsbeiträge abzugsfähig sind,
und der Unterzeichner. Diese Angaben erscheinen auf jeder Zuwendungsbestätigung – ohne gültigen Bescheid
sperrt die Verwaltung das Ausstellen. Mehr unter Spenden – Grundlagen.
Finanzen: Neben der anteiligen Berechnung stellst du hier die
Stichtagsregel „Nach Satzung beitragsfrei" für Ein- und Austritte ein.
¶ Kommunikation
Regelt Briefe und die automatischen E-Mails.
- Briefe: jeden versendeten Brief als PDF im Mitgliedsdatensatz ablegen.
- Austrittsbrief bei Kündigung: aus / Entwurf erstellen / sofort versenden, samt Vorlagenwahl.
- Aufnahmebestätigung: aus / automatisch / manuell (Willkommensmail mit Mitgliedsnummer).
- Vorlagen für automatische Mails: welche deiner Vorlagen bei welchem Ereignis (Austritt, Aufnahme,
Mahnstufen, Vereinseintritt, Rechnung) verschickt wird. Die Vorlagen selbst bearbeitest du in der
Verwaltung unter „Vorlagen". - Austrittsgebühr / Mannschaftszuordnung: beim Setzen eines Austrittsdatums automatisch buchen bzw. das
Mitglied aus der Mannschaft entfernen. - Nummernkreise: Format für Rechnungs-, Mahn- und Zuwendungsbestätigungsnummern (Platzhalter
{jahr},
{nr},{nr:4}; Standard für BestätigungenZB-{jahr}-{nr}).
¶ Mahnwesen
Fristen, Stufen und Briefkopf des mehrstufigen Mahnwesens.
- Fristen: Karenzzeit (Tage), Tage zwischen den Stufen, maximale Stufen, Zahlungsfrist (Tage).
- Signatur: der Signaturblock für die Mahnung (Absender und Bankverbindung stammen aus den
Vereins-Stammdaten). - Stufen-Konfiguration: je Stufe festlegen, ob E-Mail erlaubt ist und ob eine Gebühr berechnet
wird.
¶ Rechnungen
Pflichtangaben und Voreinstellungen für die Rechnungsstellung.
- Rechnungssteller (§ 14 UStG): Vereinsname, Anschrift, Steuernummer/USt-IdNr. Diese Angaben erscheinen
auf jeder Rechnung und in der E-Rechnung (EN 16931). - Kleinunternehmer-Regelung (§ 19 UStG): Rechnungen ohne Umsatzsteuer.
- Bankverbindung: für Zahlhinweis und Giro-QR-Code.
- Voreinstellungen: Zahlungsziel (Tage), Standard-USt-Satz, automatischer E-Mail-Versand nach dem
Festschreiben, Fußtext.
¶ Training
Steuert, wie Trainingstermine im Voraus erzeugt werden.
- Vorlauf (Wochen): wie viele Wochen im Voraus Termine erzeugt werden.
- Tägliche Laufzeit: zu welcher Uhrzeit die Erzeugung läuft.
¶ Cronjobs
Aktiviert oder deaktiviert geplante Aufgaben einzeln je Verein.
- Bank-Sync — automatischer Abruf der Kontoumsätze.
- Monatliche Beitragsgenerierung — automatische Erzeugung der Beiträge.
¶ Berechtigungen
Alle Einstellungs-Unterseiten setzen das Recht „Eigenen Verein verwalten" (verein.self.manage)
voraus.