¶ Grundeinstellungen
Im Cockpit pflegst du die zentralen Betriebseinstellungen deines Vereins an einer Stelle. Sie werden von
den Apps (Verwaltung, Portal, öffentliche Seite) nur gelesen — so ist z. B. die Bankverbindung überall
identisch, ohne dass du sie mehrfach eintippst.
¶ Wo finde ich das
Seitenleiste: MEIN VEREIN → Einstellungen. Darunter liegen die Unterseiten:
- Verein — Name, URL/Subdomain, Logo, eigene Domain (Whitelabel), E-Mail-Versand und
Aufbewahrungsfristen (DSGVO). - Vereins-Stammdaten — Anschrift, Bankverbindung, Steuer- und Registerangaben.
- Mahnwesen — Fristen, Stufen und Signatur der Mahnungen.
- Kommunikation — Briefe, automatische Mails und Nummernkreise.
- Rechnungen — Pflichtangaben und Voreinstellungen für Rechnungen.
- Training — Erzeugung von Trainingsterminen.
- Cronjobs — geplante Aufgaben je Verein.
Hinweis: Welche Unterseiten sichtbar sind, hängt von den aktiven Modulen ab
(z. B. erscheint Training nur mit aktivem Trainingsbetrieb).
¶ Vereins-Stammdaten
Die zentrale Quelle für Rechnungen, Mahnungen und Briefe: Vereinsname, Anschrift, Bankverbindung und
Steuerdaten werden hier einmal gepflegt und überall verwendet.
Wichtige Angaben: Verein & Kontakt (Name, Straße, PLZ, Ort, E-Mail, Telefon, Webseite), Bankverbindung
(Kontoinhaber, Bank, Gläubiger-ID für den SEPA-Einzug), Steuer (Steuernummer, USt-IdNr., Kleinunternehmer
nach § 19 UStG) sowie Register & Finanzamt (zuständiges Finanzamt, Vereinsregisternummer, Amtsgericht).
¶ Kommunikation
Regelt Briefe und die automatischen E-Mails.
- Briefe: jeden versendeten Brief als PDF im Mitgliedsdatensatz ablegen.
- Austrittsbrief bei Kündigung: aus / Entwurf erstellen / sofort versenden, samt Vorlagenwahl.
- Aufnahmebestätigung: aus / automatisch / manuell (Willkommensmail mit Mitgliedsnummer).
- Vorlagen für automatische Mails: welche deiner Vorlagen bei welchem Ereignis (Austritt, Aufnahme,
Mahnstufen, Vereinseintritt, Rechnung) verschickt wird. Die Vorlagen selbst bearbeitest du in der
Verwaltung unter „Vorlagen". - Austrittsgebühr / Mannschaftszuordnung: beim Setzen eines Austrittsdatums automatisch buchen bzw. das
Mitglied aus der Mannschaft entfernen. - Nummernkreise: Format für Rechnungs- und Mahnnummern (Platzhalter
{jahr},{nr},{nr:4}).
¶ Mahnwesen
Fristen, Stufen und Briefkopf des mehrstufigen Mahnwesens.
- Fristen: Karenzzeit (Tage), Tage zwischen den Stufen, maximale Stufen, Zahlungsfrist (Tage).
- Signatur: der Signaturblock für die Mahnung (Absender und Bankverbindung stammen aus den
Vereins-Stammdaten). - Stufen-Konfiguration: je Stufe festlegen, ob E-Mail erlaubt ist und ob eine Gebühr berechnet
wird.
¶ Rechnungen
Pflichtangaben und Voreinstellungen für die Rechnungsstellung.
- Rechnungssteller (§ 14 UStG): Vereinsname, Anschrift, Steuernummer/USt-IdNr. Diese Angaben erscheinen
auf jeder Rechnung und in der E-Rechnung (EN 16931). - Kleinunternehmer-Regelung (§ 19 UStG): Rechnungen ohne Umsatzsteuer.
- Bankverbindung: für Zahlhinweis und Giro-QR-Code.
- Voreinstellungen: Zahlungsziel (Tage), Standard-USt-Satz, automatischer E-Mail-Versand nach dem
Festschreiben, Fußtext.
¶ Training
Steuert, wie Trainingstermine im Voraus erzeugt werden.
- Vorlauf (Wochen): wie viele Wochen im Voraus Termine erzeugt werden.
- Tägliche Laufzeit: zu welcher Uhrzeit die Erzeugung läuft.
¶ Cronjobs
Aktiviert oder deaktiviert geplante Aufgaben einzeln je Verein.
- Bank-Sync — automatischer Abruf der Kontoumsätze.
- Monatliche Beitragsgenerierung — automatische Erzeugung der Beiträge.
¶ Berechtigungen
Alle Einstellungs-Unterseiten setzen das Recht „Eigenen Verein verwalten" (verein.self.manage)
voraus.