¶ Vereinsdokumente
¶ Wozu
Die Vereinsdokumente sind die Ablage deines Vereins – aufgebaut wie der Explorer auf dem Rechner: links
die Ordner, rechts der Inhalt des gewählten Ordners. Du legst Ordner und Unterordner an, ziehst Dateien
einfach hinein und gibst sie gezielt für Mitglieder frei. Freigegebene Dokumente erscheinen im
Portal – dort ebenfalls in derselben Ordnerstruktur.
Zusätzlich findest du unter Mitglieder alle Dokumente jedes Mitglieds an einem Ort: Akte, Briefe,
Mahnungen, Rechnungen und Zuwendungsbestätigungen.
¶ Wo finde ich das
Webseiten-Verwaltung → Vereinsdokumente
¶ Ordner anlegen und umbenennen
- Wähle links den Ordner, in dem der neue Ordner liegen soll (ganz oben: Vereinsdokumente).
- Klicke auf Neuer Ordner (oder Rechtsklick › Neuer Ordner, Tastenkürzel Alt + N).
- Rechts erscheint sofort eine Zeile „Neuer Ordner" – tippe den Namen und drücke Enter. Esc bricht ab.
Umbenennen geht genauso: Zeile markieren und F2 drücken oder Rechtsklick › Umbenennen. Im selben
Ordner darf jeder Name nur einmal vorkommen.
¶ Dateien hochladen – Ziehen & Ablegen
- Dateien vom Rechner in den rechten Bereich ziehen → sie landen im gerade geöffneten Ordner.
- Auf einen Ordner ziehen (links im Baum, rechts in der Liste oder im Pfad oben) → sie landen dort.
- Ganze Ordner vom Rechner hineinziehen: Die Unterordner werden mit angelegt, jede Datei landet im
passenden Ordner. Gibt es einen gleichnamigen Ordner schon, wird hineingefügt. - Ohne Maus: Dateien hochladen bzw. Ordner hochladen.
Unten rechts siehst du den Fortschritt je Datei. Gibt es eine Datei schon unter demselben Namen, bekommt die
neue ein „(2)" – nichts wird überschrieben. Systemdateien wie Thumbs.db werden übersprungen.
Hochgeladene Dateien sind Entwürfe. Mitglieder sehen sie erst nach Freigeben.
¶ Verschieben
Markiere eine oder mehrere Zeilen und ziehe sie auf einen anderen Ordner (links, rechts oder im Pfad oben).
Ein Ordner kann nicht in sich selbst oder einen seiner Unterordner verschoben werden.
¶ Details und Freigabe
Über Bearbeiten (Stift) änderst du Name, Beschreibung, Ordner und die Zielgruppe:
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Name | Bezeichnung des Dokuments. |
| Beschreibung | Optionaler Zusatztext. |
| Ordner | Wo das Dokument in der Ablage liegt. |
| Freigabe für | Alle Mitglieder, Bestimmte Mannschaften oder Bestimmte Beitragskategorien. |
| Für Mitglieder freigeben | Schaltet das Dokument im Portal sichtbar (Freigegeben statt Entwurf). |
Mit Freigeben / Freigabe zurückziehen schaltest du die Sichtbarkeit jederzeit um, ohne zu löschen.
¶ Löschen
- Einzelne Dokumente oder mehrere markierte: Löschen (oder Taste Entf), danach kurze Rückfrage.
- Leerer Ordner: kurze Rückfrage.
- Ordner mit Inhalt: Eine Warnung nennt, wie viele Unterordner und Dokumente mitgelöscht werden.
Nach dem Bestätigen ist alles weg – auch die Dateien.
¶ Mitglieder
Unter Mitglieder suchst du ein Mitglied (Name oder Nummer); Nur mit Dokumenten blendet Mitglieder
ohne Unterlagen aus. Im Ordner des Mitglieds stehen seine Dokumente nach Art:
| Art | Löschen |
|---|---|
| Dokumente (Akte, Aufnahmeantrag, Nachweise, Verträge) | ja |
| Briefe | ja |
| Mahnungen | nur unversendete – versendete bleiben als Beleg |
| Rechnungen | nur Entwürfe – ausgestellte werden auf der Rechnungsseite storniert |
| Zuwendungsbestätigungen | nein – Storno im Spendenmodul |
Dateien, die du auf ein Mitglied ziehst, landen in seiner Akte (Dokumente-Tab der Mitgliedsakte).
Mitgliedsakten haben keine Unterordner: Ziehst du einen ganzen Ordner hinein, steht der Ordnerpfad im Titel.
Du siehst nur Mitglieder, die du auch in der Mitgliederverwaltung sehen darfst (bei Sparten nur deine).
¶ Berechtigungen
- Vereinsdokumente ansehen –
club_documents.view - Anlegen / bearbeiten / löschen –
club_documents.create,club_documents.edit,club_documents.delete - Veröffentlichen –
club_documents.publish - Bereich Mitglieder: die jeweiligen Rechte der Quelle, z. B.
members.documents.view,letters.view,
mahnungen.view,invoices.view