¶ Mail-Archiv
Das Mail-Archiv sammelt alle versendeten E-Mails deines Vereins an einem Ort – Schreiben und Mahnungen ebenso wie Mails ohne Mitgliedsbezug, etwa Eintritts-Bestätigungen. Hier schlägst du nach, was wann an wen rausging und was drinstand.
¶ Wo finde ich das
System → Mail-Archiv
¶ Schritt für Schritt
- Öffne Mail-Archiv. Die Tabelle listet alle versendeten Mails, neueste zuerst. Über Suche und Sortierung findest du gezielt einzelne Mails.
- Klick bei einer Mail auf Ansehen, um Details und Inhalt zu öffnen.
- Auf der Detailseite siehst du, wer die Mail wann verschickt hat, an welchen Empfänger, über welchen Mailserver – und den Inhalt. Über In neuem Tab öffnen rufst du den reinen Mail-Inhalt separat auf.
¶ Felder & Bedeutung
| Spalte | Bedeutung |
|---|---|
| Versendet | Zeitpunkt des Versands. |
| Mitglied | Zugehöriges Mitglied – oder „ohne Mitglied" bei Mails ohne Mitgliedsbezug. |
| Betreff | Betreff der Mail. |
| Art | „Schreiben", „Mahnung" oder „E-Mail". |
| Status | „Zugestellt" oder „Fehlgeschlagen". |
Auf der Detailseite zusätzlich: Versendet von, Empfänger, Mailserver und Message-ID.
¶ Berechtigungen
- Mail-Archiv ansehen:
mail_archive.view - Mail-Archiv löschen:
mail_archive.delete
Zum Ansehen eines Schreibens bzw. einer Mahnung im Archiv ist zusätzlich das jeweilige Fachrecht nötig (letters.view bzw. mahnungen.view).
¶ Typische Fragen / Stolpersteine
- Das Archiv enthält per E-Mail versendete Mails. Der Post-Weg erzeugt keine Mail – Post-Briefe druckst du im Druckzentrum.
- Löschen gibt es nur für Mails ohne eigenen Fachdatensatz (Art „E-Mail"). Ein Schreiben oder eine Mahnung wird nicht über das Archiv gelöscht, sondern an ihrer Quelle bzw. durch den DSGVO-Löschlauf entfernt.
- Für sehr alte Mails aus der Zeit vor einer Systemumstellung liegt evtl. keine abgelegte Zustell-Kopie vor. Dann zeigt das Archiv den gespeicherten Inhalt (dasselbe HTML, das versendet wurde) mit einem entsprechenden Hinweis.