¶ Briefvorlagen
Eine Briefvorlage ist die Blaupause für deine Serienbriefe: Du schreibst Betreff und Text einmal, setzt Platzhalter wie {{vorname}} oder {{total_open}} ein, und beim Versand füllt das System die Werte für jedes Mitglied automatisch ein. So verschickst du hunderte individueller Briefe aus einer einzigen Vorlage.
¶ Wo finde ich das
Kommunikation → Serienbriefe → Vorlagen
¶ Schritt für Schritt
- Öffne Vorlagen. Du siehst eine Liste aller vorhandenen Vorlagen mit Kategorie, Schlüssel, Name, Empfänger, Standard-Versand und Aktiv-Status.
- Klick oben rechts auf Neue Vorlage.
- Fülle Kopfdaten (Schlüssel, Name, Kategorie), Empfänger und Versandweg aus.
- Gestalte den Briefinhalt im visuellen Editor. Aus der rechten Sidebar ziehst du Variablen per Drag-and-Drop in den Brief – oder klickst sie an, um sie an der aktuellen Position einzufügen.
- Optional: ein Layout zuweisen, den Brief als adressierten Brief kennzeichnen und die Vorlage für Mitglieder im Portal freigeben.
- Speichern.
¶ Felder & Bedeutung
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Schlüssel | Kurzer technischer Name (klein, ohne Leerzeichen). Bei Systemvorlagen gesperrt – daran hängt der automatische Mailversand. |
| Name | Anzeigename der Vorlage. |
| Kategorie | Gruppierung, z. B. „Mitgliedschaft", „Trainer", „Allgemein". |
| Empfänger | „Mitglied" oder „Gesetzlicher Vertreter" – bestimmt, an wen der Brief adressiert und welche Anrede genutzt wird. |
| Standard-Versand | Vorauswahl des Versandwegs: „E-Mail", „Post" oder „Beides". Beim Versand umstellbar. |
| Aktiv (im Versand-Wizard auswählbar) | Nur aktive Vorlagen erscheinen bei „Briefe versenden". |
| Layout (Briefkopf/Fußzeile) | Optionales Layout. „Ohne Layout (Standard)" nutzt die Vorgabe. |
| Adressierter Brief | Fügt die Empfängeranschrift nach DIN 5008 automatisch ein (mit kleiner Absenderzeile darüber). |
| Für Mitglieder im Portal verfügbar | Gibt die Vorlage als Bescheinigung zum Selbst-Download im Mitglieder-Portal frei. |
| Betreff | Betreffzeile – unterstützt Variablen wie {{vorname}}. |
| Briefinhalt | Der Brieftext im visuellen Editor. |
¶ Platzhalter (Auswahl)
Die Variablen stehen im Editor gruppiert in der rechten Sidebar bereit. Die wichtigsten Gruppen:
| Gruppe | Beispiele |
|---|---|
| Mitglied | {{vorname}}, {{nachname}}, {{vollname}}, {{briefanrede}}, {{mitgliedsnummer}}, {{kategorie}} |
| Adresse | {{adresse_strasse}}, {{adresse_plz}}, {{adresse_ort}}, {{adresse_oneline}} |
| Gesetzlicher Vertreter | {{vertreter_vollname}}, {{vertreter_briefanrede}}, {{vertreter_email}} |
| Verein / Datum | {{datum_heute}}, {{verein_name}}, {{verein_adresse}}, {{verein_iban}} |
| Beiträge | {{verwendungszweck}}, {{total_open}}, {{months_open}}, {{last_payment_date}} |
| SEPA | {{mandatsreferenz}}, {{einzugsbetrag}}, {{einzugsdatum}}, {{mitglied_iban_maskiert}} |
| SEPA-QR-Code | {{qr_code_image}}, {{qr_data_uri}} |
| Bedingungen (Wenn/Dann) | {{#if ist_minderjaehrig}} … {{else}} … {{/if}} – zeigt Text nur, wenn die Bedingung zutrifft |
¶ Zielgruppe des Selbst-Downloads
Ist „Für Mitglieder im Portal verfügbar" aktiviert, erscheint eine Karte zur Feineinstellung:
- Portal-Titel und Portal-Beschreibung (optional) – ohne Titel wird der Vorlagenname genutzt.
- Nur für diese Teams und Nur für diese Mitglieder grenzen ein, wer die Bescheinigung sieht. Bleibt beides leer, ist sie für alle Mitglieder sichtbar.
¶ Berechtigungen
- Ansehen:
letters.template.view - Anlegen:
letters.template.create - Bearbeiten:
letters.template.edit - Löschen:
letters.template.delete
¶ Typische Fragen / Stolpersteine
- Systemvorlagen (Badge „System") lassen sich frei bearbeiten, aber nicht löschen – an ihrem Schlüssel hängt der automatische Mailversand.
- Eine gelöschte Vorlage entfernt keine bereits versendeten Briefe; die bleiben in der Historie erhalten.
- Steht eine Vorlage nicht im Versand-Wizard zur Auswahl, ist sie vermutlich auf inaktiv gesetzt.